Metadatos: importancia

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Los metadatos son la información estructurada o semi estructurada que posibilita la creación, registro, clasificación, acceso, conservación y disposición de los documentos a largo tiempo. 

Estos se asignan en 2 momentos: primero, cuando se crea el documento, para  identificar el contexto y gestión del documento; el segundo momento es posterior a la creación, cuando se generan nuevos metadatos de acuerdo al uso y contexto en el desarrollo del ciclo de vida de los documentos.

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Para qué se usan los metadatos?

• Para una gestión óptima de los documentos en los sistemas de información.
• Proporcionar vínculos entre los documentos y su contexto de creación, con la finalidad de que éstos sean auténticos, íntegros, confiables, que se puedan usar y con valor probatorio.
• Permiten intercambiar información entre sistemas, o sea, hace que éstos sean interoperables.
• Cumplir con los requisitos legales, también para evitar o mitigar los riesgos de la autenticidad e integridad de los documentos.
• Aumentar la calidad de la información y reducir los costos de recuperación de los documentos.
• Reducir las probabilidades de acceso no autorizado a los documentos, permitiendo asegurar la protección de estos.
• Entre otros.

Es importante definir la codificación del esquema de metadatos; ya que ésta  juega un papel importante ya que es la que permite la interoperabilidad entre  diversos esquemas y aplicaciones informáticas, garantiza la calidad y consistencia de los metadatos.

Para establecer la codificación de los metadatos es necesario:

• Identificar listas predefinidas, clasificaciones y demás esquemas que pueda tener la institución.
• Identificar vocabularios controlados que puedan integrarse en el esquema de metadatos.
• Identificar cuales elementos de metadatos requieren esquemas de codificación.
• Establecer protocolos y reglas sintácticas de codificación.